Inleiding

AvenNex B.V. hecht veel waarde aan uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en verantwoord. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doelen wij deze gebruiken, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Wij leveren onze producten en diensten hoofdzakelijk aan organisaties (B2B). Waar wij als verwerker optreden voor een klant, bijvoorbeeld bij data management- of AI-opdrachten, is de klant verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval geldt het privacybeleid van de klant, tenzij onze overeenkomst anders bepaalt.

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is beschikbaar op www.avennex.eu. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u op een passende manier.

1 Persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken

Dit deel beschrijft de persoonsgegevens die wij verzamelen, per context waarin wij ze ontvangen. Het gaat om: Website, Contactformulier en offerteaanvragen, Contractuele relaties, Marketing, Sollicitaties, Beveiliging en bedrijfsvoering, en Cookies en vergelijkbare technologieën.

1.1  Website

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij informatie over uw gebruik ervan. Wij gebruiken deze informatie om de website te beheren en te verbeteren, en om inzicht te krijgen in hoe bezoekers de site gebruiken.

Wij verzamelen onder meer:

1. bezochte pagina’s en de tijd die u daarop doorbrengt;

2. de URL waarmee u naar onze site bent doorverwezen;

3. geografische informatie afgeleid van uw IP-adres;

4. browsertype, apparaattype en taalinstellingen; en

5. crashlogs en foutmeldingen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van of de privacypraktijken van websites van derden waarnaar wij verwijzen.

1.2  Contactformulier en offerteaanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, een offerte aanvraagt of anderszins een bericht stuurt, verzamelen wij de informatie die u ons verstrekt. Dit omvat doorgaans uw naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.

Wij gebruiken deze informatie om uw vraag te beantwoorden, de gevraagde offerte op te stellen en om contact met u te onderhouden in het kader van een mogelijke zakelijke relatie. Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor dit doel, of zolang als de wet dit vereist.

1.3  Contractuele relaties

Wanneer u een opdracht of overeenkomst met AvenNex aangaat, verzamelen wij de persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afwikkeling van de overeenkomst. Dit betreft gegevens van contactpersonen bij de klant, zoals naam, functietitel, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en factuuradres.

Wij gebruiken deze informatie voor:

1. contractbeheer en -naleving;

2. het verlenen van de overeengekomen producten en diensten;

3. facturering en betalingsverwerking;

4. klanttevredenheidsonderzoek en relatiebeheer; en

5. het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Informatie die wordt verzameld in het kader van een contractuele relatie wordt niet gebruikt voor marketingdoeleinden zonder uw toestemming.

1.4  Marketing

Met uw toestemming of op grond van ons gerechtvaardigde belang gebruiken wij contactgegevens om u te informeren over onze producten, diensten en relevante ontwikkelingen op het gebied van data management en AI. U kunt zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen via privacy@avennex.eu.

Wij verzamelen marketinginformatie:

1. rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via contactformulieren, aanmeldingen voor nieuwsbrieven of deelname aan evenementen;

2. via onze website, op basis van uw interacties met onze content; en

3. van zakelijke databronnen van derden, voor zover die derde de informatie rechtmatig heeft verkregen en mag verstrekken.

Wij combineren marketinginformatie om onze communicatie relevanter te maken. Wij leveren geen persoonsgegevens aan advertentienetwerken of sociale media voor gerichte advertenties zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

1.5  Sollicitaties

Wanneer u solliciteert op een functie bij AvenNex, verzamelen wij de informatie die u verstrekt in uw sollicitatie, zoals uw cv, motivatiebrief, contactgegevens en arbeidsverleden. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor de beoordeling van uw sollicitatie en de verdere wervingsprocedure.

Wij bewaren sollicitatiegegevens maximaal vier (4) weken na afronding van de procedure, tenzij u toestemming geeft voor bewaring in onze talentenpool voor een periode van maximaal één (1) jaar. Wij kunnen ook gebruik maken van openbaar beschikbare professionele informatie, zoals LinkedIn-profielen, bij de beoordeling van kandidaten.

1.6  Beveiliging en bedrijfsvoering

Wij verzamelen en gebruiken informatie om onze systemen, netwerken en de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen. Dit omvat logbestanden, IP-adressen en toegangsregistraties. Wij gebruiken gespecialiseerde beveiligingstools om ongeautoriseerde toegang, malware en andere dreigingen te detecteren en te onderzoeken.

Wij gebruiken persoonsgegevens ook voor onze interne bedrijfsvoering, waaronder:

1. het uitvoeren van audits en kwaliteitscontroles;

2. het beschermen en handhaven van onze rechten;

3. het afhandelen van klachten en geschillen; en

4. het voldoen aan wettelijke verplichtingen in de landen waar wij actief zijn.

Waar mogelijk gebruiken wij geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens voor analyseactiviteiten.

1.7  Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website te laten functioneren, uw ervaring te verbeteren en het gebruik van de website te analyseren. Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies via onze cookiebanner.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën cookies:

1. Noodzakelijke cookies: vereist voor het correct functioneren van de website. Deze cookies vereisen geen toestemming.

2. Analytische cookies: voor het meten van websitegebruik en het verbeteren van de gebruikerservaring. Wij gebruiken hiervoor geanonimiseerde gegevens waar mogelijk.

3. Functionele cookies: voor het onthouden van uw voorkeuren, zoals taalinstellingen.

   Sessiecookies vervallen bij het sluiten van de browser. Permanente cookies hebben een maximale bewaartermijn van dertien (13) maanden. U kunt cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookiebanner op onze website of via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

Onze website bevat geen advertentiecookies of trackingcookies ten behoeve van sociale media, tenzij u hiervoor toestemming heeft gegeven.

1.8  Minderjarigen

Onze website, producten en diensten zijn niet gericht op minderjarigen onder de zestien (16) jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u meent dat wij onbedoeld gegevens van een minderjarige hebben verzameld, verzoeken wij u contact op te nemen via privacy@avennex.eu.

2.  Delen van persoonsgegevens

2.1  Hoe wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens intern en met externe partijen uitsluitend voor legitieme zakelijke doeleinden en op basis van een ‘need-to-know’-principe. Wij implementeren passende waarborgen om te bevestigen dat gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving worden gedeeld.

Intern worden persoonsgegevens gedeeld voor de uitvoering van onze diensten, voor operationele efficiëntie en voor naleving van onze verplichtingen. Toegang is beperkt tot medewerkers en contractanten die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Extern delen wij persoonsgegevens met:

1. Verwerkers: toeleveranciers en dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, zoals hostingproviders, IT-dienstverleners en administratiesoftware. Wij sluiten met deze partijen een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG.

2. Zakenpartners: waar relevant voor de uitvoering van een opdracht, zoals onderaannemers die betrokken zijn bij de levering van onze producten of diensten.

3. Professionele adviseurs: advocaten, accountants en verzekeraars, voor zover noodzakelijk voor hun dienstverlening.

4. Overheidsinstanties: indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, op basis van een rechterlijk bevel of gerechtelijke procedure.

Bij een mogelijke fusie, overname of verkoop van (een deel van) onze onderneming kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de betreffende partijen, onder passende vertrouwelijkheidsafspraken.

2.2  Internationale doorgifte

AvenNex is gevestigd in Nederland en verwerkt persoonsgegevens primair binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien wij gebruik maken van dienstverleners buiten de EER, bijvoorbeeld cloudproviders, zorgen wij voor passende waarborgen conform hoofdstuk V AVG, waaronder:

1. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land; of

2. standaard contractuele clausules (SCC’s) zoals vastgesteld door de Europese Commissie.

Op verzoek verstrekken wij meer informatie over de door ons gebruikte doorgiftemechanismen.

3.  Verwerkingsverantwoordelijke

AvenNex B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden beschreven in deze Privacyverklaring, tenzij wij uitdrukkelijk als verwerker optreden voor een klant.

Naam: AvenNex B.V.

KvK-nummer: 54516013

Adres: Schipholweg 655, Lijnden, Nederland

E-mail privacyvragen: privacy@avennex.eu

AvenNex heeft geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (FG/DPO). Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

4.  Beveiliging en bewaartermijnen

4.1  Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking. Deze maatregelen omvatten onder meer:

1. encryptie van gegevens in transit en ‘at rest’;

2. toegangscontrole op basis van het ‘need-to-know’-principe;

3. regelmatige beveiligingsbeoordelingen; en

4. contractuele beveiligingsvereisten voor verwerkers en zakenpartners.

Wij hanteren een intern beleid voor de omgang met datalekken en stellen de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen tijdig op de hoogte in gevallen waar de wet dit vereist.

4.2  Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang als wettelijke en contractuele verplichtingen dit vereisen. De bewaartermijnen zijn afhankelijk van de context:

1. Website- en analytische gegevens: maximaal dertien (13) maanden.

2. Contactformulier en offerteaanvragen: maximaal twee (2) jaar na het laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand is gekomen.

3. Contractuele relaties: zeven (7) jaar na afloop van de overeenkomst, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.

4. Marketinggegevens: tot het moment van afmelding of intrekking van toestemming, waarna gegevens binnen drie (3) maanden worden verwijderd.

5. Sollicitatiegegevens: vier (4) weken na afronding van de procedure, of tot één (1) jaar bij toestemming voor de talentenpool.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

5.  Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

2. Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

3. Recht op gegevenswissing: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij wij een wettelijke verplichting hebben om deze te bewaren.

4. Recht op beperking van de verwerking: u kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.

5. Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

6. Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigde belang of voor direct marketing.

7. echt op intrekking van toestemming: voor zover de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt een verzoek indienen via privacy@avennex.eu. Wij reageren binnen één (1) maand op uw verzoek. In complexe gevallen of bij een groot aantal verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee (2) maanden verlengen, waarover wij u tijdig informeren.

Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken. Wij verwijderen verstrekte identificatiegegevens zo spoedig mogelijk na verificatie.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

6.  Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens verschilt per doel en context. Wij baseren ons op de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:

6.1  Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst. Dit is van toepassing op contactgegevens van klanten, factureringsgegevens en projectgerelateerde informatie.

6.2  Wettelijke verplichting

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht of meldingsverplichtingen bij datalekken.

6.3  Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor zover uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Dit geldt voor:

1. websiteanalyse en verbetering van onze dienstverlening;

2. beveiliging van onze systemen en netwerken;

3. direct marketing aan bestaande zakelijke relaties (met opt-outmogelijkheid); en

4. interne bedrijfsvoering en fraudepreventie.

6.4  Toestemming

Voor verwerkingen waarvoor geen andere grondslag van toepassing is, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming. Dit geldt onder meer voor niet-noodzakelijke cookies en marketing aan personen waarmee wij geen bestaande zakelijke relatie hebben. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Deze Privacyverklaring is vastgesteld door AvenNex B.V. en treedt in werking op 1 april 2026. De meest actuele versie is beschikbaar op www.avennex.eu. Bij vragen over deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via privacy@avennex.eu.